Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)
für NachweisWerk (SaaS) — Stand: 2026-04-14
1.1 Geltungsbereich
Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für sämtliche Vertragsverhältnisse zwischen Sven Kleinert, handelnd unter der Marke NachweisWerk, Roitzscher Straße 15, 06796 Brehna, Deutschland, nachfolgend „Anbieter", und dem jeweiligen Mandanten, nachfolgend „Auftraggeber", über die Nutzung der SaaS-Plattform NachweisWerk.
Die Plattform richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne von § 14 BGB. Verbraucher im Sinne von § 13 BGB sind von der Nutzung ausgeschlossen.
Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Bedingungen des Auftraggebers werden nur Vertragsbestandteil, soweit der Anbieter ihrer Geltung ausdrücklich in Textform zugestimmt hat.
1.2 Vertragsgegenstand und Leistungsbeschreibung
Der Anbieter stellt dem Auftraggeber die webbasierte Softwarelösung NachweisWerk als Software-as-a-Service zur Nutzung über das Internet zur Verfügung.
NachweisWerk unterstützt Auftraggeber bei der digitalen Durchführung, Organisation, Dokumentation, Nachvollziehbarkeit und Verwaltung betrieblicher Prüf-, Kontroll-, Erfassungs- und Nachweisprozesse. Die rechtliche Bewertung einzelner Vorgänge, die inhaltliche Richtigkeit eingegebener Daten sowie die Erfüllung gesetzlicher Pflichten verbleiben beim Auftraggeber.
Der konkrete Funktionsumfang richtet sich nach dem jeweils gebuchten Leistungspaket, den aktivierten Modulen sowie der zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses veröffentlichten Leistungsbeschreibung.
Der Anbieter schuldet die Bereitstellung der Plattform in der jeweils aktuellen Version. Ein Anspruch auf den Erhalt bestimmter Funktionen, Designs oder Versionen besteht nicht, soweit der vertraglich geschuldete Kernfunktionsumfang nicht wesentlich eingeschränkt wird.
Die Plattform wird auf Servern in Deutschland betrieben. Der Anbieter schuldet keine bestimmte Verfügbarkeit, bemüht sich jedoch um eine hohe Verfügbarkeit im Rahmen des technisch und betriebswirtschaftlich Zumutbaren. Ausgenommen sind angekündigte Wartungsfenster, höhere Gewalt, Störungen im Verantwortungsbereich von Unterauftragsverarbeitern oder Telekommunikationsnetzen sowie unvermeidbare Notfallmaßnahmen.
1.3 Leistungsänderungen und Wartungsfenster
Der Anbieter ist berechtigt, die Plattform weiterzuentwickeln, Funktionen zu ergänzen, zu ändern oder einzustellen, sofern der vertraglich geschuldete Kernfunktionsumfang des gebuchten Pakets nicht wesentlich eingeschränkt wird und die Änderung für den Auftraggeber zumutbar ist.
Wesentliche funktionale Änderungen, die den gebuchten Leistungsumfang einschränken, werden dem Auftraggeber mit einer Frist von mindestens sechs Wochen in Textform angekündigt. Dem Auftraggeber steht in diesem Fall ein Sonderkündigungsrecht zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Änderung zu.
Geplante Wartungsarbeiten dürfen zu vorübergehenden Einschränkungen führen. Der Anbieter kündigt planbare Wartungsfenster nach Möglichkeit mit angemessener Vorlaufzeit an. Notfall-Wartungen bei Sicherheits- oder Stabilitätsproblemen können ohne Vorankündigung erfolgen.
1.4 Testphase / Trial-Zugang
Der Anbieter kann einzelnen Interessenten oder Auftraggebern einen zeitlich befristeten Testzugang zu einem Live-Tenant gewähren. Soweit nicht individuell abweichend vereinbart, beträgt die Testphase 14 Kalendertage ab Freischaltung.
Nach Ablauf der Testphase wird der Zugang ohne kostenpflichtiges Upgrade automatisch in einen eingeschränkten Modus versetzt. In diesem Zustand können insbesondere keine neuen produktiven Vorgänge mehr angelegt, bestätigt oder abgeschlossen werden. Bereits vorhandene Daten und Dokumentationen können für einen begrenzten Zeitraum weiterhin lesbar und exportierbar bleiben, soweit dies technisch vorgesehen ist.
Soweit nicht individuell anders vereinbart, bleibt der Zugriff auf bestehende Daten nach Ablauf der Testphase für bis zu 30 Kalendertage in einem eingeschränkten Lese- und Exportmodus bestehen. Anschließend kann der Zugang gesperrt und der Mandant nach Maßgabe dieser AGB sowie der Datenschutzhinweise gelöscht werden.
Ein Anspruch auf Fortführung der Testphase, bestimmte Trial-Funktionen oder dauerhafte kostenfreie Nutzung besteht nicht.
1.5 Free-Version und Beta-Funktionen
Sofern der Anbieter eine kostenfreie Version oder als „Beta" oder „Preview" gekennzeichnete Funktionen bereitstellt, erfolgt dies ohne Verfügbarkeitszusage, ohne Anspruch auf bestimmte Reaktions- oder Lösungszeiten und ohne Zusicherung bestimmter Eigenschaften, soweit gesetzlich zulässig.
Free-Mandantenkonten, die über einen längeren Zeitraum inaktiv sind, können nach vorheriger Ankündigung gelöscht werden.
1.6 Vertragsschluss und Laufzeit
Der Vertrag kommt durch Registrierung des Auftraggebers auf nachweiswerk.de, durch individuelle Freischaltung oder durch ausdrückliche Annahme des Angebots durch den Anbieter zustande.
Entgeltpflichtige Leistungspakete haben die im Angebot oder Bestellprozess angegebene Laufzeit. Soweit nichts Abweichendes vereinbart ist, beträgt die Mindestlaufzeit einen Monat und verlängert sich jeweils um einen weiteren Monat, sofern nicht mit einer Frist von 14 Tagen zum Ende des jeweiligen Abrechnungszeitraums gekündigt wird.
Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.
1.7 Vergütung und Zahlungsbedingungen
Die Vergütung richtet sich nach dem gewählten Leistungspaket und den aktivierten Modulen gemäß der zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses gültigen Preisliste oder dem individuellen Angebot.
Alle Preise verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer, soweit diese anfällt.
Die Abrechnung erfolgt, soweit nicht anders vereinbart, monatlich im Voraus. Rechnungen sind innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsstellung ohne Abzug zur Zahlung fällig. Der Rechnungsversand erfolgt elektronisch an die vom Auftraggeber hinterlegte E-Mail-Adresse.
Der Anbieter ist berechtigt, Preise mit einer Ankündigungsfrist von mindestens sechs Wochen zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums anzupassen. Dem Auftraggeber steht in diesem Fall ein Sonderkündigungsrecht zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Preisänderung zu.
Eine Aufrechnung ist nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Gegenforderungen zulässig.
1.8 Nutzungsrechte und Pflichten des Auftraggebers
Der Anbieter räumt dem Auftraggeber für die Vertragslaufzeit ein einfaches, nicht ausschließliches, nicht übertragbares und nicht unterlizenzierbares Recht ein, die Plattform im Rahmen des gebuchten Leistungspakets bestimmungsgemäß zu nutzen.
Der Auftraggeber ist verantwortlich für: die Sicherheit seiner Zugangsdaten, die Rechtmäßigkeit der von ihm eingegebenen Daten, die Einhaltung seiner datenschutzrechtlichen Pflichten als Verantwortlicher, die interne Organisation seiner Nutzer, Rollen und Freigaben sowie die fachliche und rechtliche Eignung der von ihm verwendeten Inhalte, Vorlagen, Unterweisungen, Prüfprozesse und Dokumentationen.
Verboten sind insbesondere: missbräuchliche oder rechtswidrige Nutzung, Umgehung von Sicherheitsmechanismen, automatisierte Massenabfragen außerhalb des vorgesehenen Funktionsumfangs, Überlastung der Plattform, Reverse Engineering, Dekompilierung oder Rückentwicklung (soweit nicht zwingende gesetzliche Vorschriften dies erlauben) sowie Penetrationstests oder Vulnerability-Scans ohne vorherige schriftliche Freigabe des Anbieters.
1.9 Mitwirkungspflichten
Der Auftraggeber wirkt bei Störungsanalyse und -behebung in zumutbarem Umfang mit, insbesondere durch nachvollziehbare Fehlerbeschreibungen, Screenshots, Logdaten oder vergleichbare Informationen.
Er informiert den Anbieter unverzüglich über den Verdacht unbefugter Nutzung seines Mandantenkontos oder sicherheitsrelevante Auffälligkeiten.
1.10 Vorübergehende Sperrung aus wichtigem Grund
Der Anbieter ist berechtigt, den Zugang des Auftraggebers vorübergehend ganz oder teilweise zu sperren, wenn ein wichtiger Grund vorliegt. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor bei begründetem Verdacht auf Sicherheitskompromittierung, nachweislichem oder begründet vermutetem Missbrauch, erheblichem Zahlungsverzug trotz Mahnung und angemessener Nachfrist, behördlicher oder gerichtlicher Anordnung oder wesentlichen Vertragsverstößen nach erfolgloser Abmahnung.
1.11 Support
Support erfolgt grundsätzlich per E-Mail an info@nachweiswerk.de, soweit nicht individuell etwas anderes vereinbart ist. Ein Anspruch auf telefonischen Support, bestimmte Reaktionszeiten oder bestimmte Lösungszeiten besteht nur, wenn dies ausdrücklich schriftlich vereinbart wurde.
1.12 Daten, Datensicherung, Export und Dokumentationsunterstützung
Alle vom Auftraggeber in die Plattform eingegebenen Daten verbleiben im Verantwortungs- und Herrschaftsbereich des Auftraggebers. Der Anbieter führt interne technische Datensicherungen im Rahmen seines Betriebs- und Sicherheitskonzepts durch. Diese begründen jedoch keinen Anspruch auf eine jederzeit individuell rückspielbare Sicherung einzelner Datensätze oder Mandantenstände.
Prüf- oder Dokumentations-PDFs können ergänzend per E-Mail an hinterlegte Empfänger versendet werden. Diese Zusendung dient der zusätzlichen Dokumentation und ersetzt nicht die eigenverantwortliche Prüfung, Archivierung und Aufbewahrung durch den Auftraggeber.
1.13 Gewährleistung
Der Anbieter gewährleistet, dass die Plattform während der Vertragslaufzeit im Wesentlichen die in der Leistungsbeschreibung beschriebenen Funktionen erfüllt.
Mängel sind unverzüglich in Textform anzuzeigen und nachvollziehbar zu beschreiben. Der Anbieter ist zunächst zur Nacherfüllung innerhalb angemessener Frist berechtigt.
Mängelrechte bestehen nicht bei nur unerheblicher Abweichung von der vereinbarten Beschaffenheit, bei Beeinträchtigungen aus der IT-Umgebung des Auftraggebers, unsachgemäßer Nutzung, Fehlbedienung oder Änderungen durch den Auftraggeber oder Dritte.
Für als Free, Beta oder Preview gekennzeichnete Leistungen übernimmt der Anbieter, soweit gesetzlich zulässig, keine Gewährleistung.
1.14 Haftung
Der Anbieter haftet unbeschränkt für Vorsatz, grobe Fahrlässigkeit, für die Verletzung von Leben, Körper und Gesundheit sowie nach den Vorschriften des Produkthaftungsgesetzes.
Bei leicht fahrlässiger Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht ist die Haftung der Höhe nach begrenzt auf den vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden, maximal jedoch auf den Betrag der vom Auftraggeber in den zwölf Monaten vor dem schadensauslösenden Ereignis gezahlten Nettovergütung.
Im Übrigen ist die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ausgeschlossen.
Der Anbieter übernimmt keine Gewähr dafür, dass durch die Nutzung der Plattform gesetzliche Pflichten automatisch erfüllt, Rechtspositionen gesichert oder bestimmte Beweiswirkungen erzielt werden. Die Plattform unterstützt betriebliche Prozesse, ersetzt jedoch nicht die fachliche, organisatorische und rechtliche Verantwortung des Auftraggebers.
1.15 Höhere Gewalt
Der Anbieter ist von der Leistungspflicht befreit, soweit und solange die Leistungserbringung durch höhere Gewalt oder sonstige außerhalb seiner zumutbaren Einflusssphäre liegende Umstände wesentlich erschwert oder unmöglich gemacht wird. Hierzu zählen insbesondere Naturkatastrophen, Pandemien, behördliche Anordnungen, Ausfälle von Telekommunikationsnetzen oder Störungen bei Unterauftragsverarbeitern.
1.16 Vertraulichkeit
Beide Parteien verpflichten sich, vertrauliche Informationen der jeweils anderen Partei vertraulich zu behandeln und nur für die Zwecke dieses Vertrags zu verwenden. Diese Pflicht besteht über das Vertragsende hinaus fort, solange und soweit ein berechtigtes Geheimhaltungsinteresse besteht.
1.17 Vertragsbeendigung und Datenherausgabe
Bei Vertragsende wird der Zugang des Auftraggebers gesperrt. Der Auftraggeber kann innerhalb von 30 Tagen nach Vertragsende die Herausgabe seiner Daten in einem üblichen maschinenlesbaren Format verlangen, soweit dies technisch mit vertretbarem Aufwand möglich ist.
Nach Ablauf dieser Frist werden die Mandantendaten gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, offene Forderungen oder berechtigte rechtliche Interessen entgegenstehen.
1.18 Datenschutz / AVV
Der Auftraggeber ist für die von ihm innerhalb der Plattform verarbeiteten personenbezogenen Daten grundsätzlich Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Der Anbieter verarbeitet diese Daten regelmäßig als Auftragsverarbeiter auf Grundlage einer gesonderten Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.
Die AVV wird, soweit vorgesehen, elektronisch im Registrierungs- oder Freischaltungsprozess akzeptiert. Die jeweilige Version, der Zeitstempel und die zugehörige Mandanten-ID werden protokolliert.
1.19 Änderungen dieser AGB
Der Anbieter ist berechtigt, diese AGB mit einer Ankündigungsfrist von mindestens sechs Wochen in Textform zu ändern. Die Änderung wird wirksam, wenn der Auftraggeber nicht innerhalb von vier Wochen nach Zugang widerspricht. Der Anbieter wird auf die Widerspruchsfrist und die Rechtsfolgen hinweisen. Im Fall des Widerspruchs steht beiden Parteien ein Kündigungsrecht zum Zeitpunkt des beabsichtigten Wirksamwerdens zu.
1.20 Schlussbestimmungen
Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.
Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit dem Vertragsverhältnis ist, soweit gesetzlich zulässig, der Sitz des Anbieters.
Sollten einzelne Bestimmungen unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.