Firmenfahrzeuge digital teilen: Mitarbeitende buchen Poolwagen online, übernehmen den Schlüssel per NFC-Keybox und jede Übergabe wird automatisch protokolliert — inklusive Führerscheinkontrolle vor Fahrtantritt. DSGVO-konform, gehostet in Deutschland. Stand: März 2026
Poolfahrzeug Software ermöglicht die gemeinsame Nutzung von Firmenfahrzeugen durch mehrere Mitarbeitende — mit digitalem Buchungssystem, automatischem Übergabeprotokoll und gesetzeskonformer Führerscheinkontrolle. Papierblöcke, Schlüsselbretter und Excel-Listen entfallen vollständig.
Ein Poolfahrzeug (auch: Poolwagen, Pool Car oder Firmenpool) ist ein Fahrzeug, das mehrere Mitarbeitende abwechselnd nutzen. Die Verwaltung solcher Fahrzeuge ohne digitale Unterstützung erzeugt klassische Probleme: Doppelbuchungen, unklare Haftung bei Schäden, fehlende Führerscheinnachweise und verlegte Schlüssel.
Poolfahrzeug Software löst diese Probleme durch drei Kernfunktionen: ein Online-Buchungssystem für Reservierungen in Echtzeit, ein digitales Übergabeprotokoll mit Foto-Dokumentation und eine integrierte Führerscheinkontrolle per NFC-Chip oder manuell. Alle Daten sind auditierbar, exportierbar und DSGVO-konform gespeichert.
NachweisWerk kombiniert Poolfahrzeug-Verwaltung mit vollständiger Fuhrpark-Compliance: UVV-Prüfungen, Abfahrtskontrollen und Halterhaftungs-Nachweise sind im selben System hinterlegt — kein Medienbruch, kein Papierkram.
Der gesamte Prozess — von der Reservierung bis zur Rückgabe — läuft mobil über die NachweisWerk-App ab. Kein Schlüsselbrett, kein Papierformular.
Mitarbeitende wählen Datum, Uhrzeit und Fahrzeug in der App oder im Web-Portal. Das System prüft Verfügbarkeit in Echtzeit und verhindert Doppelbuchungen automatisch. Benachrichtigungen gehen an Fahrer und Fuhrparkleitung.
Vor dem Schlüsselempfang wird der Führerschein geprüft: NFC-Chip auslesen, Gültigkeit und Fahrerlaubnisklassen verifizieren, Ergebnis automatisch protokollieren. Bei fehlendem oder abgelaufenem Führerschein wird die Fahrzeugfreigabe gesperrt.
Der Fahrer öffnet die NFC-Keybox am Fahrzeug mit dem Smartphone. Die Keybox-Entnahme wird automatisch geloggt — Datum, Uhrzeit, Fahrer-ID. Eine PIN-Alternative steht für Fahrzeuge ohne NFC-Keybox zur Verfügung.
Die App führt durch eine standardisierte Abfahrtskontrolle gemäß §36 DGUV Vorschrift 70: Beleuchtung, Reifen, Bremsen, Spiegel, Flüssigkeiten. Defekte werden mit Foto und Kommentar dokumentiert. Ampelstatus (Grün/Orange/Rot) wird automatisch errechnet und an die Fuhrparkleitung gemeldet.
Nach der Fahrt wird das Fahrzeug zurückgegeben, der Kilometerstand eingetragen und Schäden gemeldet. Das vollständige Übergabeprotokoll — Fahrer, Strecke, Führerscheinstatus, Abfahrtskontrolle — wird als PDF erzeugt und automatisch an die Fuhrparkleitung versandt.
Bei Poolfahrzeugen tragen Unternehmen eine doppelte Pflicht: als Fahrzeughalter nach dem Straßenverkehrsgesetz und als Arbeitgeber nach dem Unfallverhütungsrecht. Beide Regelwerke verlangen dokumentierte Nachweise — bei einer Betriebsprüfung oder nach einem Unfall.
Der Fahrzeughalter macht sich strafbar (Freiheitsstrafe bis 1 Jahr oder Geldstrafe), wenn er wissentlich zulässt, dass jemand ohne gültige Fahrerlaubnis ein Fahrzeug führt. Bei Poolfahrzeugen mit wechselnden Fahrern gilt: Ohne systematische Führerscheinkontrolle ist bedingter Vorsatz nicht ausgeschlossen.
Unternehmen, die Arbeitnehmer in Fahrzeugen befördern, müssen Fahrzeuge regelmäßig auf Betriebssicherheit prüfen (UVV) und vor jeder Fahrt eine Abfahrtskontrolle durchführen lassen. Ergebnisse sind zu dokumentieren und mindestens ein Jahr aufzubewahren.
NachweisWerk erfüllt beide Anforderungen automatisch: Die Führerscheinkontrolle ist in den Buchungsprozess integriert, Abfahrtskontrollen werden digital protokolliert und UVV-Prüftermine samt Erinnerungen verwaltet. Alle Protokolle sind jederzeit als PDF abrufbar und an die zuständige Berufsgenossenschaft oder Behörde übermittelbar.
Mehr zur Fahrzeugverwaltung & UVV-Prüfung in NachweisWerk.
Die NFC-Führerscheinkontrolle ist der technische Kern des Poolfahrzeug-Prozesses in NachweisWerk. Sie stellt sicher, dass kein Fahrzeug ohne gültigen Führerscheinnachweis genutzt werden kann — vollautomatisch, ohne Aufwand für die Fuhrparkleitung.
Der Fahrer hält den Führerschein an das NFC-Lesegerät des Smartphones. Die App liest Personalien, Ausstellungsdatum und Fahrerlaubnisklassen direkt vom Chip — manipulationssicher und in Sekunden.
Gültigkeit, Ablaufdatum und erforderliche Klassen werden automatisch geprüft. Bei Nichtbestehen wird die Fahrzeugfreigabe gesperrt — der Schlüssel bleibt in der Keybox, der Fuhrparkleiter erhält sofort eine Benachrichtigung.
Jede Kontrolle erzeugt ein datiertes, signiertes Prüfprotokoll mit Fahrer-ID, Prüfer, Ergebnis und NFC-Verifikationsstatus. Das Protokoll ist als PDF exportierbar und dient als Nachweis gemäß §21 StVG.
Für Fahrzeuge ohne NFC-Keybox steht eine manuelle Kontrolle zur Verfügung: Der Fuhrparkleiter oder ein autorisierter Prüfer dokumentiert die Sichtkontrolle direkt in der App. Mehr zur digitalen Führerscheinkontrolle.
Viele Fuhrparks verwalten Poolfahrzeuge noch mit Excel-Tabellen oder gemeinsam genutzten Kalendereinträgen. Das funktioniert — bis zum ersten Unfall, der ersten Betriebsprüfung oder der ersten Doppelbuchung.
| Funktion | Excel / Papier | NachweisWerk |
|---|---|---|
| Buchung & Verfügbarkeit | ✗ Manuell, keine Echtzeit | ✓ Online-Buchung, Echtzeit |
| Schlüsselübergabe | ✗ Physisches Schlüsselbrett | ✓ NFC-Keybox, automatisch geloggt |
| Führerscheinkontrolle | ✗ Nicht integriert | ✓ NFC-Prüfung vor jeder Fahrt |
| Übergabeprotokoll | ✗ Papier, häufig nicht ausgefüllt | ✓ Automatisch, mit Foto & Ampel |
| Abfahrtskontrolle (§36 DGUV) | ✗ Papierformular, kein Nachweis | ✓ Digital, archiviert, PDF-Export |
| Schadensdokumentation | ✗ Manuell, keine Zuordnung | ✓ Foto + Fahrer-Zuordnung |
| Halterhaftungs-Nachweis | ✗ Nicht möglich | ✓ Vollständiger Audit-Trail |
| DSGVO-konform | ✗ Abhängig von Ablage & Zugang | ✓ Verschlüsselt, Server Deutschland |
| Kosten | Kostenlos — aber Zeitaufwand hoch | Ab 0 €/Monat (Pro ab 59 €) |
Der entscheidende Unterschied liegt nicht im Komfort, sondern in der Rechtssicherheit: Excel-Tabellen erzeugen keinen gerichtsverwertbaren Nachweis darüber, wer wann mit welchem Führerschein in welchem Fahrzeug saß. NachweisWerk schließt diese Lücke vollständig.
NachweisWerk ist für Unternehmen ab 2 Poolfahrzeugen ausgelegt — von der Handwerksbetrieb bis zum Konzern mit mehreren Standorten. Entscheidend ist nicht die Fahrzeuganzahl, sondern der Bedarf an nachvollziehbarer, gesetzeskonformer Dokumentation.
Transporter, Kleintransporter und Baufahrzeuge im Poolbetrieb. UVV-Pflicht, wechselnde Fahrteams, tägliche Abfahrtskontrollen.
Pflegedienste, Sozialbetriebe und Wohlfahrtsverbände mit gemeinschaftlich genutzten Dienstwagen.
Außendienst, Vertrieb und Service mit 3–30 Poolfahrzeugen an einem oder mehreren Standorten.
Kleine Flotten mit wechselnden Schichtfahrern. Führerscheinkontrolle und Abfahrtsprotokoll als Pflichtprozess.
Schulen, Verwaltungen und Kommunen mit Poolwagen für Dienstfahrten und Schulausflüge.
Unternehmen mit Fuhrparksteuer-relevanten Poolwagen und Bedarf an lückenloser Fahrtdokumentation.
NachweisWerk lässt sich in bestehende HR- und ERP-Systeme über CSV-Export integrieren. Preise und Pakete ansehen.
Antworten auf die wichtigsten Fragen rund um digitale Poolfahrzeug Software, Halterpflichten und NFC-Führerscheinkontrolle.
Poolfahrzeug Software ist eine digitale Lösung zur gemeinsamen Nutzung von Firmenfahrzeugen. Mitarbeitende buchen Fahrzeuge online, übernehmen den Schlüssel per NFC-Keybox und erhalten automatisch ein digitales Übergabeprotokoll — inklusive Führerscheinkontrolle vor Fahrtantritt.
Gemäß §21 StVG haftet der Fahrzeughalter, wenn ein Fahrer ohne gültigen Führerschein am Steuer sitzt. §36 DGUV Vorschrift 70 verpflichtet zusätzlich zu regelmäßigen Fahrzeugprüfungen (UVV) und täglichen Abfahrtskontrollen. Bei Poolfahrzeugen mit wechselnden Fahrern ist eine lückenlose digitale Dokumentation daher besonders wichtig.
Vor dem Schlüsselempfang hält der Fahrer den Führerschein an das NFC-Lesegerät. Die App liest den NFC-Chip, prüft Gültigkeit und Klassen und erstellt automatisch ein signiertes Prüfprotokoll. Nicht bestandene Prüfungen sperren den Fahrzeugzugang sofort und benachrichtigen die Fuhrparkleitung.
NachweisWerk ist dauerhaft kostenlos nutzbar. Der Pro-Tarif mit unbegrenzten Fahrzeugen, NFC-Führerscheinkontrolle und Halterhaftungs-Berichten startet ab 59 Euro pro Monat. Kein Vertrag, keine Kreditkarte erforderlich. Alle Preise ansehen.
Ja. Excel-Tabellen ermöglichen keine Echtzeit-Buchungen, keine automatischen Protokolle und keinen Nachweis der Führerscheinkontrolle. NachweisWerk ersetzt Tabellen durch ein vollständiges Buchungs-, Übergabe- und Nachweissystem — rechtssicher und mobil verfügbar. Bestehende Fahrzeugdaten lassen sich per CSV importieren.
Ja. NachweisWerk läuft ausschließlich auf Servern in Nürnberg, Deutschland. Alle Daten werden verschlüsselt gespeichert, Zugriffsrechte granular vergeben und Aufbewahrungsfristen DSGVO-konform gesteuert. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ist auf Anfrage verfügbar.
Kostenlos starten, innerhalb von 15 Minuten einrichten. Fahrzeuge hinzufügen, Mitarbeitende einladen, erste Buchung freigeben.
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